Proč převádět a archivovat soudní nebo právní dokumenty do formátu PDF? Může elektronický archiv znamenat konkurenční výhodu pro advokátní kanceláře? Jaké technické prostředky pro správu elektronických dokumentů nabízí společnost CaseShare?

Tento článek vznikl s využitím textu "Adobe Acrobat for the Legal Industry". Text popisuje možnosti použití programu Adobe Acrobat ve verzi 5.

Adobe Acrobat a formát PDF pro právnické profese

Spoluautoři:
John Tredennick, CEO ze společnosti CaseShare Systems, LLC a společnost Adobe Systems

1. Úvod
2. Adobe Acrobat a formátu PDF pro právnické profese
3. Elektronické spisy
4. Bezpečné prohlížení dokumentů
5. Vyhledávání dokumentů
6. Archivování a doručování dokumentů
7. Výhody programů Adobe pro právnické profese
8. O autorovi a o firmě Case Share Systems

1 Úvod

Prostředí právnických kanceláří je zaplavováno papíry. Nevýhodou pracovních postupů, založených na zpracování papírových dokumentů, jsou vysoké náklady na jejich skladování a doručování. A také potřeba velkého týmu lidí na zvládnutí práce s nimi. Vyhledávání v takových dokumentech je neobyčejně časově náročné. Právnické profese proto nutně potřebují důvěryhodné, snadno použitelné elektronické formáty pro sdílení, odesílání a archivování právních dokumentů.

Takové řešení je dnes dostupné - a je to právě to řešení, které si zvolila například federální justice (USA). Jako svůj standard pro elektronické spisy a vůbec pro elektronické právní dokumenty všeho druhu. Stále větší počet právních firem zvyšuje svou produktivitu, snižuje náklady a zlepšuje služby klientům, díky přechodu ze systému práce, založeného na zpracování papírových dokumentů na nový systém, založený na Adobe Acrobat software a na dalších produktech a službách využívajících formát Adobe Portable Document Format (PDF) .

Adobe Acrobat a Adobe PDF mohou být skutečně považovány za "E-papír". Tedy za řešení, které reprezentuje původní papírové dokumenty přesně tak, jak je třeba, a současně přidává nové "digitální" služby. Jako je třeba ochrana dokumentů heslem, interaktivní formuláře, digitální podpisy, elektronické značky, hyperlinkovou navigaci a vyhledávání. Využijí-li právní firmy Adobe Acrobat, mohou rychle a výhodně produkovat, sdílet, distribuovat a komentovat dokumenty. Mohou vyplňovat formuláře a pracovat s dokumenty založenými na různých aplikacích, obchodních procesech a platformách.

Tento článek objasňuje možnosti využití Adobe Acrobatu v prostředí právních kanceláří a pro práci různých právnických profesí. V první části je nastíněna cesta, jak mohou právní firmy využívat výhod Adobe Acrobatu a formátu Adobe PDF pro elektronická podání (elektronické spisy), prohlížení dokumentů, vyhledávání dokumentu a jejich archivování. Druhá část vysvětluje jak řešení společnosti Adobe uspokojují potřeby, které jsou specifické pro právnické profese. Například požadavek přesné shody papírového originálu s elektronickým dokumentem a jak tato řešení podporují ochranu bezpečnosti dokumentů pomocí hesla.

Adobe Acrobat a formát PDF pro právníky

Advokátní kanceláře a firemní právníci mohou zvýšit svou produktivitu práce, snižovat náklady a zlepšovat služby klientům, pokud využijí SW Adobe Acrobat a formát Adobe PDF pro elektronická podání (elektronické spisy), pro prohlížení dokumentů, vyhledávání a archivaci. Jaký konkrétní postup může zvolit právní firma pro zavedení SW Adobe Acrobat a formátu PDF do své praxe? To bude záležet na jejich potřebách, znalosti práce s technologiemi a otevřenosti ke změnám. Některé firmy zavádějí jednu nebo více z dále uvedených metod vlastními silami, jiné si celý systém zajistí pomocí outsourcingu. Například ve spolupráci se společnosti CaseShare Solutions. Tato společnost také vyvíjí extranetovou síť pro potřeby vedení soudních sporů a pro potřeby obchodních transakcí.

Elektronická soudní podání

Zaslání odvolání, které může mít 90 stránek a které navíc odkazuje na více než 100 000 stránek různých listinných důkazů na podatelnu odvolacího soudu, může být velmi nepraktické. Když se ale to samé množství dokumentů konvertuje do kompaktních PDF souborů, všechny se pohodně vejdou na jedno CD-ROM médium a mohou být bezpečně uloženy online pro všechny zúčastněné strany a k jejich kontrole. Tak mohou elektronická podání eliminovat mnoho nákladů, nepříjemností a zpoždění na soudech, vznikajících při zpracování a archivování papírových spisů. Navíc stručné výtahy obsahů dokumentů, které jsou zasílány jako PDF soubory, jsou v této online podobě dostupné všem zúčastněným nepřetržitě, nikoli jen v čase úředních hodin soudu.

Elektronická forma může obohatit tyto stručné výtahy právních dokumentů (briefs) ještě jinak. Hyperlinky, záložky a digitální podpisy mění PDF soubor na interaktivní nástroj pro vedení sporu. Aby si čtenář mohl přečíst úplný text o případu, pouze klikne na citaci, která na daný dokument odkazuje. Aby si kdokoli mohl přečíst text a vidět přesnou kopii záznamu v odvolacím řízení, stačí opět kliknout na hypertextový odkaz. Přečíst celý text zákona je možné opět na webu, stačí pouze kliknout na hypertextový odkaz, kde je zákon citován.

Snadnost použití elektronických podání s využitím Adobe Acrobatu vedla federální justici (USA) k vytvoření standardu, založenému právě na PDF formátu. Ten byl zaveden na civilních a obchodních soudech (agenda konkursů) v celé zemi. Další americké soudy, včetně Nejvyššího soudu a mnoha soudů jednotlivých států a také místních soudů podporují používání elektronických podání ve formátu PDF. Tento standard si soudy vybraly jako prostředek pro přijímání celých soudních spisů a spisových přehledů. Malá velikost souborů a všeobecné akceptování formátu Adobe PDF dovolují jednoduché zpracování informací a přístup k materiálům bez starostí a bez problémů s kompatibilitou hardwaru nebo softwaru. Navíc schopnost "uzamknout" podobu dokumentů zaručuje, že vzhled právních dokumentů zůstane nedotčen a že tyto dokumenty mohou týt použity jako důkazy před soudem.

Některé firmy převádějí všechny dokumenty, dokonce i starší spisy ze svých archivů, pro použití online. Jiné se zaměřují jen na dokumenty, které již existují jako elektronické kopie. Navíc ochota soudů přijímat a akceptovat elektronické dokumenty zcela mění způsob, jakým právníci uvažují o objemných svazcích papírů a nespočetných emailech, které se denně objevují na jejich pracovních stolech.

Bezpečné prohlížení dokumentů

Právníci a jejich klienti utratí značné sumy za administraci papírových dokumentů. Vedení soudních sporů a například uzavírání obchodních smluv, vyžaduje zpracování série dokumentů. Všechny dokumenty musí být kompletně v pořádku a včas prověřeny a schváleny příslušnými stranami. Hodně společností musí vyčlenit jednoho nebo více pracovníků právě jen pro oběh dokumentů podle rozvrhu. Ten se děje telefonicky, faxem nebo zasíláním poštou.

Adobe Acrobat SW zefektivňuje kontrolu dokumentů třemi způsoby. Zaprvé - dokumenty mohou být zasílány i na druhý konec světa okamžitě, pomocí emailu nebo bezpečného intranetu. Tak se eliminuje zpoždění, náklady a nepořádek v papírech. Za druhé Adobe PDF soubory mohou být chráněny heslem, aby se zabránilo neautorizovaným změnám. Za třetí, během prohlížení dokumentů je k nim snadno možné přidávat poznámky, přeškrtávat text, zvýrazňovat nebo podtrhávat. S Akrobatem 5.0 může několik recenzentů vidět a přidávat komentáře ke konkrétnímu PDF souboru přímo z jejich webového prohlížeče. To může významně zrychlit recenzování dokumentů.

Vyhledávání dokumentů

Podle americké advokátní komory Američané v roce 1996 nově podali 87,5 milionů žalob a toto číslo meziročně vzrůstá. Podle jednoho odhadu počet nových soudních případů roste o 250 procent rychleji, než činí růst samotné populace USA. A navíc počet složitých případů, které zahrnují několik stran a několik jurisdikcí, vzrůstá ještě rychleji

Dosud technika pro podporu vedení soudních sporů nedržela tempo s explozivním nárůstem počtu soudních případů. Hodně právníku ještě stále uchovává dokumenty v krabicích nebo kartotékách, které je nutné prohledávat manuálně před jejich použitím u soudu nebo před důležitými událostmi. Některé právnické firmy například využívají textové procesory k udržování seznamu listin. Takto se ale musí advokáti "prohrabávat" mnoha krabicemi, když chtějí vidět samotný dokument. A jen několik z nich má přizpůsobené databáze pro uchovávání klíčových dokumentů a používají Tag Image File Format (TIFF), obrazový formát pro prohlížení dokumentů v elektronické podobě.

Tento standardní formát pro skenování obrázků TIFF, poskytuje přesnou podobu originálního obrázku, včetně ručně psaných poznámek, grafiky a dalších značek. Ale text na standardním TIFF obrázku není možné automaticky prohledávat, což způsobuje, že práce s ním je nesmírně časově náročná, než se podaří najít příslušný detail konkrétního případu.

Pro překonání omezení formátu TIFF některé právnické firmy používají optické rozpoznávání znaků, textu, OCR technologii. Umožňující počítači přečíst a rozpoznat text v dokumentech, obrázcích a uložit ho do textového souboru, který již je možné například automaticky prohledávat. Avšak i tento přístup má svoje slabiny. Minimálně tyto dvě: I když text souboru může být prohledáván, právník nebo jeho asistent musí mít přístup k originálnímu obrázku, aby mohl porovnat výsledek vyhledávání v kontextu celého dokumentu. Za druhé, ručně psané poznámky a další netextové informace se neobjevují ve výsledcích - v textových souborech, získaných použitím OCR. Což limituje použitelnost pro právní dokumenty, které právě obsahují velmi často rukou psané poznámky.

Soubory PDF, které lze plně prohledávat, překonávají omezení formátu TIFF a textových souborů, získaných pomocí OCR. Stejně jako TIFF obrázky, také Adobe PDF soubory udržují přesnou podobu s papírovými originály. Ale na rozdíl od nich, Adobe PDF soubory prohledávány být mohou. A to díky tomu, že Adobe technologie umožňuje uchovávání obrazových informací v jedné vrstvě souboru a textových informaci ve druhé vrstvě, která může být skrytá.

S použitím Adobe Acrobatu nebo webového vyhledávače mohou právníci jednoduše najít jakékoliv textové řetězce v dokumentu a to v kontextu obrazu celého dokumentu. Prohledávání PDF souborů je tak mnohem výhodnější než prohledávání textů získaného pomocí OCR i pro právní rešerše. Neboť v PDF jsou texty zobrazeny přímo na obrazu-layoutu celé strany dokumentu (viz obrázek) Tato výhoda samotná může ušetřit hodiny nebo celé dny při vyhledávání materiálů mezi stovkami nebo tisíci stránkami.

Obrazek 1 - plně prohledávatelný Adobe PDF soubor může ušetřit hodiny nebo celé dny práce.

Archivování a doručování dokumentů

Většina právnických firem udržuje řadu skladů a kartoték přeplněných papírem. A to za nájemní ceny od 100 dolarů za čtvereční stopu. Hodně právních firem také používá externí sklady na dokumenty, aby jich vůbec zvládli uložit tak obrovské množství. Odhadem, středně velká právní firma utratí 350 tisíc dolarů za rok, čistě za skladování papírových dokumentů. Další náklady zahrnují čas personálu, který pořizuje fotokopie a odesílá podání, dále náklady na poštovné či kurýrní služby a doručování dokumentů klientům a dalším příjemcům. Problémy se skladováním dokumentů a s doručováním jsou ještě mnohem horší, pokud právníci pracují ve firmě s mnoha pobočkami a s několika pracovními týmy, kdy si každá kancelář musí zpracovávat a skladovat svoje vlastní spisy.

Jestliže se pro archivování využijí Adobe PDF soubory místo papírových listin, mohou firmy ušetřit miliony dolarů za roční náklady na administraci a skladování. Skladování a doručování právních dokumentů jako platformově neutrálních Adobe PDF souborů snižuje výdaje a omezuje nepříjemnosti s udržováním nepřehledných skladů plných papírových dokumentů. Právní týmy a klienti mohou přistupovat k dokumentům rychle a odkudkoliv je potřeba, ve dne či v noci ze kteréhokoliv místa celosvětově.

Vedení soudních sporů a extranet

Pokud firmy spoléhají výlučně na statické webové stránky, udržovací náklady mohou přerůst všechny meze a objem webu vzrůstá na tisíce stránek. Kdykoli se změní informace na webu, web manažer musí updatovat všechny související linky.

Společnost CaseShare Systems vyřešila tento problém, když vyvinula systém, který propojuje webové stránky s databází. Toto řešení obsahuje databázi, šablonu webové stránky a Adobe Acrobat aplikaci, která automaticky na vyžádání návštěvníka webu vyrobí příslušnou webovou stránku tak, že šablonu naplní daty, která jsou uložena v databázi.

S využitím tohoto principu mohou použít právní firmy Adobe Acrobat pro konverzi nových dokumentů,včetně soudních přednesů, soudních příkazů, důkazů nebo federálních nebo státních soudních podání do PDF Acrobat formátu. Mohou využít Adobe Capture software, což je řešení Adobe pro velkoobjemové skenování fyzicky existujících papírových dokumentů a jejich konverzi do souborů PDF. Oba typy dokumentů jsou skladovány s využitím bezpečného extranetu a jsou tedy online dostupné pro právní týmy i jejich klienty. Automaticky generované emaily upozorňují každého člena týmu na nové dokumenty ve spisu. Toto řešení společnosti CaseShare může být rozšířeno na celou praxi firmy nebo může být zaměřeno pouze na extranet, zaměřený na podporu vedení soudních sporů

Výhody SW Adobe Acrobatu a formátu PDF pro právnické profese

Adobe Acrobat a Adobe PDF formát umožňuji právníkům a jejich personálu tvořit digitální dokumenty. Publikovat a pracovat s nimi, jako by to byly dokumenty papírové, šetřit náklady, čas a zvýšit efektivitu práce. Ať už je originální dokument původně nativní elektronický dokument některé aplikace, ať už se nachází na webu nebo na papíře, právníci ho mohou jednoduše konvertovat do souboru PDF, který je jednoduše prohledávatelný, uchovává si stejný vzhled s papírovým originálem a může si jej přečíst kdokoli pomocí Acrobat Reader prohlížeče, který je k dispozici zdarma. Adobe Acrobat produktová řada obsahuje několik aplikací, včetně Adobe Acrobatu, Adobe Acrobat Capture a Adobe Acrobat Messengeru .

Produkty Adobe Acrobat splňují náročné požadavky právních profesí, týkající se elektronických formátů, věrný vzhled, stejný jako originál dokumentu, univerzální čitelnost, prohledávání, elektronická navigace, bezpečnost, využití digitálních podpisů a snadnou konverzi z papírové podoby dokumentů.

Věrná podoba PDF s předlohou

Věrná podoba elektronických souboru s papírovými dokumenty je základním požadavkem pro právnické firmy. Pomáhá totiž při vyhledávání, umožňuje spolupráci v týmech, které jsou rozmístěny mimo kancelář a které potřebují pracovat s dokumenty, které vypadají přesně stejně. Formát PDF také zajišťuje respektování požadavků legislativy. Udržuje integritu jakéhokoliv dokumentu, nezáleží zde na jeho původu, ať už je to původně elektronický dokument, papírový nebo materiál z webu. Díky PDF jsou tyto dokumenty zobrazovány na obrazovce stejně tak, jak by se zobrazily při tisku. Formát také uchovává všechny informace o zobrazení dokumentu, včetně takových detailů jako formátování, velikosti fontů a barvy. To je pro právní dokumenty kritické, například pro formuláře a smlouvy, které se musí držet přesných požadavku vyhlášených regulátorem či legislativou.

Univerzální prohlížeč

Právnické firmy, jejich klienti a partneři mohou pracovat s různými počítačovými platformami, aplikacemi nebo verzemi aplikaci. Když právnická firma převede dokument do PDF souboru, každý partner, člen pracovního týmu nebo klient může použít Acrobat Reader k prohlížení nebo tisku přesné repliky originálního papírového dokumentu. Adobe PDF je kompletně aplikačně a platformově neutrální, takže se dokumenty zobrazují přesně stejně jako papírové originály. A to na všech hardwarových nebo softwarových platformách.

Vyhledávání

Vestavěný katalog a vlastnosti pro vyhledávání v Adobe Acrobatu umožňují právníkům rychle vyhledávat v desítkách tisíc dokumentů PDF a najít všechny dokumenty, které vyhovují specifickému zadání, použitému při vyhledávání, jako je datum vzniku nebo různé názvy. Pro porovnání, prohledávaní takového objemu papírových dokumentů si často žádá tým právních asistentů, kteří pracují celé dny nebo týdny, a to bez záruky, že se jim všechny relevantní informace podaří najít. Tak může Adobe Acrobat ušetřit týdny času pro přípravu soudního případu. Může pomoci týmu důležité informace lépe připravit. Ještě více času se uspoří, když se vysoce kvalitní, prohledávatelné soubory Adobe PDF distribuují partnerům a personálu celosvětově skrze internet, protože taková komunikace se může odehrát v řádech sekund a nikoliv dnů, jak bylo dosud zvykem.

Elektronická navigace

Adobe Acrobat usnadňuje tvorbu záložek a hyperlinků v Adobe PDF souborech, vytváří soubory, ve kterých se právníci i klienti lépe orientují. Záložky jsou vlastně ekvivalentem tištěných tabulek a indexů a mohou být vytvářeny automaticky například nastavením funkce pro sledování nadpisů v Microsoft Wordu nebo použitím automatického rozpoznávání vlastností při práci s papírovými dokumenty a softwarem Acrobat Capture 3. Hypertextové linky na další PDF soubory nebo na webové stránky jsou také výhodné pro podporu vedení soudních procesů, zejména pro použití citací.

Bezpečnost

Bezpečnost elektronických dokumentů je nezbytná zejména v prostředí právnických firem, kde je důvěra zákazníka kritickým faktorem. Acrobat poskytuje ochranu a kontrolu, takže právnické firmy mohou bezpečně sdílet citlivá data online. Adobe PDF soubory mohou být chráněny hesly, takže k datům mohou přistupovat pouze autorizovaní uživatelé. Acrobat 5 nabízí velmi flexibilní nastavení, které umožňuje tvůrci dokumentů určit přesně, které akce, pokud nějaké, budou mít čtenáři PDF souboru povoleny. Například autor může zamknout dokumenty, aby zabránil ostatním čtenářům nebo recenzentům provádět změny, tisknout nebo kopírovat, toto nastavení čtenářům souborů může ponechat možnost přidávání komentářů a digitální podepisování souborů.

Elektronické podpisy

V roce 2000 podepsal americký prezident Bill Clinton zákon "O elektronických podpisech ve mezinárodním i národním obchodu" (E-SIGN Act), který umožňuje, aby elektronický podpis začal být využíván pro právně závazné transakce ve Spojených státech. Samotný zákon prezident podepsal s využitím Adobe Acrobatu a rovněž podepisovaný dokument byl ve formátu PDF. Schopnost pracovat s elektronickým podpisem, využívaným pro autentizaci a pro ochranu informací, umožňuje autorům nebo čtenářům elektronicky podepisovat dokumenty pomocí jedinečného elektronického kódu. V závislosti na typu použitého elektronického podpisu, mohou právníci identifikovat osobu, která dokument četla, recenzovala nebo případně změnila. Pro zvláště citlivé aplikace mohou právní firmy používat elektronický popis ve spolupráci s Certifikačními autoritami (CA), což jsou objektivní garanti - třetí strany, které ověřují pravost podpisu.

Partneři a personál právnických firem mohou aplikovat elektronický podpis na PDF dokumenty s využitím Adobe Acrobatu. Vlastnost Adobe Acrobatu generovat svůj vlastní elektronický podpis jako vlastnost aplikace umožňuje autentizaci uvnitř pracovních skupin nebo tam, kde využití Certifikační autority není nezbytně nutné. Silnější zabezpečení pak může být využíváno ve spojení s robustními, škálovatelnými řešeními třetích stran, od vedoucích poskytovatelů jako jsou VeriSign, EnTrust, PenOp, a další

Jednoduchá konverze do formátu PDF

S využitím Adobe Acrobatu mohou právní firmy rychle konvertovat nové dokumenty, včetně soudních přednesů, soudních příkazů, důkazních listin nebo federálních či státních (USA) soudních elektronických podání. Bez ohledu na originální podobu dokumentů, zda to byl původně elektronický soubor, papírový dokument, či zda se jedná o informace získané z webu, např. webovou stránku, která má být archivována. Společnost Adobe poskytuje řešení pro snadnou konverzi (viz tabulku). Právní firmy mohou konvertovat dokumenty samy nebo si mohou tyto služby objednat externě.

O autorovi a o společnosti CaseShare Systems

John Tredennick, CEO, CaseShare Systems

V uplynulých dvaceti letech pracoval John Tredennick jako praktikující právník, partner a CIO ve společnosti Holland & Hart. Nyní je CEO ve společnosti CaseShare Systems, LLC, která se vyvinula z části společnosti Holland & Hart. Tato nová společnost buduje "bezpapírové" informační systémy pro právní a obchodní firmy. John Tredennick napsal čtyři knihy o právu a technologiích, poslední z nich se jmenuje Právníkův průvodce prací s tabulkovými procesory (Glasser Legalworks 2000).

O CaseShare Systems

CaseShare System nabízí specializovaná řešení, která pomáhají právním a obchodním týmům řídit lidi, tok dokumentů a pracovní procesy prostřednictvím internetu. Společnost převzala jako svůj standard SW Adobe Acrobat pro právní i obchodní komunitu už od roku 1996. Ještě když působila jako pobočka právní firmy Holland & Hart, LLP, největší právní firmy v oblasti Rocky Mountain.

Produkty CaseShare - extranet pro vedení obtížných případů, dovolující až 340 právním firmám a jejich klientům spolupráci na případech kdekoliv ve světě, systém podpory vedení soudních sporů založený na využití webu a obchodní systém Webflow (přidělování práce pomocí webu). Klienti mohou řídit obtížné případy - dohody a smlouvy a koordinovat práci.

Ve spojení se zmíněnými službami nabízí CaseSahre také skenování, tvorbu elektronických kopií dokumentů a programovací služby u zákazníka i externě. Společnost má zkušenosti se zpracováním zakázek zahrnujících miliony stránek dokumentů, pracuje na projektech zákazníků širokého regionu, od Sai Pan až po Kostariku. Firma také nabízí konverzi TIFF obrázku do formátu PDF a prování služby hromadného převodu dokumentů do elektronické podoby.

Společnosti CaseShare, která má sídlo v Denveru, typicky hostuje systémy ve svém moderním centru, kde jsou servery udržovány za firewallem a komunikace pomocí browseru je šifrována protokolem SSL. Nicméně společnost také vyvíjí systémy, které běží na serverech samotných klientů.

Systémy jsou rychlé a jednoduše použitelné. Dokumenty jsou uloženy ve speciální databázi na serveru, takže týmy klientů k nim mohou přistupovat kdykoliv a samozřejmě odkudkoliv. Práce je koordinovaná s využitím speciální databáze, která, pokud je třeba, komunikuje elektronicky s uživateli.

Řešení CaseShare dovoluje prácnickému personálu zaměřit se na vlastní práci bez nebezpečí zahlcení novými problémy s technologiemi a časově náročnými administrativními operacemi. Výsledkem je významná úspora času a peněz.

Více informací o společnosti CaseShare Systems, najdete na webových stránkách společnosti -caseshare.com- 20/2/2012 (odkaz je přesměřován na http://www.catalystsecure.com/) .